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Quante volte capita, arrivati alla sera, di accorgerci che abbiamo completato solo una piccola parte di quanto ci eravamo ripromessi di fare! Domani dovremo recuperare; ma con quali esiti, è facilmente intuibile. Perché se non sappiamo gestire il nostro tempo saranno gli altri, con le loro continue interruzioni, e gli imprevisti, che spuntano come funghi, a gestirlo per noi.
Per organizzarsi bisogna innanzitutto avere un’agenda (elettronica o cartacea non importa) e pianificare in anticipo i propri impegni. Alla sera, terminata la giornata lavorativa, apriamo l’agenda e verifichiamo quali impegni avremo domani. Non avremo molto da correggere se al week-end abbiamo già pianificato gli impegni della settimana entrante. A me piace farlo la domenica |
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sera: agenda in mano, verifico gli appuntamenti dei prossimi sette giorni. Spesso riesco a prevedere i principali appuntamenti della settimana ancora successiva; così pianifico due settimane di seguito.
Nell’organizzare gli impegni sarà bene aggiungere un tempo pari al 20% di quello calcolato. Perché? Perché raramente calcoliamo i ritardi, gli inconvenienti, gli intoppi che incontreremo durante il lavoro, e che ce lo faranno ritardare. Non è detto che ci siano, ma è probabile, quindi è bene attrezzarsi. È come quando vai a prendere l’aereo: hai calcolato che da casa all’aeroporto impiegherai mezz’ora, più un quarto d’ora per il check-in, più un altro quarto d’ora per l’imbarco. Morale: parti da casa un’ora prima del decollo. Ma se trovi traffico, o non trovi subito il parcheggio, o c’è la coda al check-in? Se non ti lasci un “cuscinetto” per gli imprevisti, potresti perdere il volo.
Dai un ordine alle tue priorità. Hai dieci cose da fare? Stabilisci quali vanno affrontate per prime. È come riempire un recipiente con dei sassi: cominci con i più grossi (quindi con le priorità più rilevanti), poi ci infili quelli un po’ più piccoli, infine i sassolini che si infilano negli spazi vuoti. Se invece metti per primi i sassolini, non ci sarà più spazio per i sassi grossi. È l’errore che commette chi esordisce nella sua giornata lavorativa sbrigando gli affaretti di poco conto: così, pensa, mi tolgo di mezzo queste sciocchezzuole, e poi mi potrò dedicare alle cose importanti.
Sbagliato! Primo, perché le sciocchezzuole possono rubare più tempo del previsto; secondo, perché sprecare le ore migliori della giornata, quelle in cui siamo più carichi di energia, per le cose di poco conto è da dilettanti. La nostra energia, massima quando entriamo in ufficio, va calando nel corso della giornata. Quindi si conferma la validità dello slogan inglese first things first, le prime cose (prime per rilevanza) vanno svolte per prime. Così, se anche non sarai riuscito a fare tutto, almeno avrai completato le cose più importanti e anche le più urgenti.
Le due parole non sono sinonimi. In questo momento per me è importantissimo avere un figlio: è la cosa più importante della mia vita. Ma non è urgente: posso averlo tra un anno, o due, o tre, non importa. Invece è urgente rinnovare l’abbonamento al Corriere della Sera: scade domani, se non pago subito non mi recapiteranno più a casa il giornale. Ma è così grave? Non per me: posso benissimo fare a meno del quotidiano per qualche giorno. Le cose urgenti vanno fatte subito, immediatamente, ma non sempre sono importanti; mentre le cose importanti, che non sempre sono urgenti, cambiano la vita.
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